Een controleplicht komt zelden als een complete verrassing. Toch merken veel ondernemers pas bij het opstellen van de jaarrekening dat de onderneming inmiddels een omvang heeft bereikt waarbij een accountantscontrole nodig is. Begrijpen wanneer controleplicht geldt, voorkomt tijdsdruk, onverwachte kosten en discussies over de kwaliteit van de administratie. Belangrijker nog: een tijdige voorbereiding geeft directie en aandeelhouders meer zekerheid over de financiële informatie waarop zij sturen.
Wanneer controleplicht geldt: de hoofdregel
De wettelijke controleplicht volgt uit de omvang van een rechtspersoon. Een bv, nv, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, stichting of vereniging kan controleplichtig worden wanneer deze niet langer als klein wordt aangemerkt. In de praktijk gaat het vooral om middelgrote en grote rechtspersonen.
De vraag is niet of de onderneming winst maakt of belasting moet betalen. Ook de rechtsvorm alleen is niet doorslaggevend. De wet kijkt naar drie omvangcriteria: de waarde van de activa volgens de balans, de netto-omzet en het gemiddelde aantal werknemers.
Een rechtspersoon is in beginsel controleplichtig als hij op twee opeenvolgende balansdata voldoet aan ten minste twee van deze drie criteria:
- een balanstotaal van meer dan € 7,5 miljoen;
- een netto-omzet van meer dan € 15 miljoen;
- gemiddeld 50 of meer werknemers gedurende het boekjaar.
Het gaat dus om de combinatie van criteria. Een onderneming met € 20 miljoen omzet, maar een balanstotaal onder € 7,5 miljoen en minder dan 50 medewerkers, blijft doorgaans klein en is niet automatisch controleplichtig. Groeit diezelfde onderneming vervolgens ook in personeelsbestand of balanstotaal, dan verandert de beoordeling.
Waarom twee opeenvolgende jaren bepalend zijn
De wet voorkomt dat een onderneming direct van categorie wisselt door een eenmalige uitschieter. Daarom geldt het zogenoemde consistentievereiste: een wijziging in grootte werkt normaal gesproken pas door wanneer de onderneming twee boekjaren achter elkaar aan de voorwaarden voldoet.
Stel dat uw bv in 2024 en 2025 zowel de omzetgrens als de personeelsgrens overschrijdt. Dan kwalificeert de bv vanaf het daaropvolgende boekjaar als middelgroot. Voor dat boekjaar geldt vervolgens de controleplicht. De precieze toepassing hangt af van de balansdatum en de feitelijke cijfers. Juist bij sterke groei, een overname of een wijziging van de groepsstructuur is een tijdige beoordeling noodzakelijk.
Het omgekeerde geldt eveneens. Daalt een middelgrote onderneming gedurende twee opeenvolgende jaren onder de relevante grenzen, dan kan de controleplicht vervallen. Stop echter niet te snel met de voorbereiding. Contractuele afspraken met financiers, aandeelhouders of subsidieverstrekkers kunnen nog steeds een controleverklaring of andere assurance-opdracht vereisen.
Het gemiddelde aantal werknemers vraagt aandacht
Het werknemerscriterium gaat over het gemiddelde aantal werknemers in het boekjaar, niet uitsluitend over het aantal medewerkers op 31 december. Seizoenswerk, een snelle wervingsronde of een reorganisatie kunnen de uitkomst beïnvloeden. Ook de verwerking van werknemers binnen een groep verdient aandacht.
Een goede personeelsadministratie is daardoor niet alleen van belang voor loonheffingen en HR. Zij levert ook gegevens voor de beoordeling van de jaarrekeningplicht en controleplicht.
Niet elke onderneming valt onder dezelfde regels
De wettelijke regels gelden in de eerste plaats voor rechtspersonen. Een eenmanszaak of vof is doorgaans niet controleplichtig op grond van deze bepalingen, ook niet wanneer de omzet aanzienlijk is. Wel kunnen banken, investeerders, brancheorganisaties of opdrachtgevers aanvullende eisen stellen aan financiële verslaggeving.
Bij stichtingen en verenigingen bestaan bijzondere situaties. Organisaties met een maatschappelijke functie, subsidieafspraken of specifieke toezichtseisen kunnen een accountantsverklaring nodig hebben, zelfs wanneer zij niet op basis van de reguliere omvangcriteria controleplichtig zijn. Denk aan zorgorganisaties, onderwijsinstellingen en bepaalde non-profitorganisaties.
Ook binnen een concern is de beoordeling zelden beperkt tot één losse bv. Een holding met werkmaatschappijen kan te maken krijgen met consolidatie. De grootte van de groep, de juridische structuur en eventuele vrijstellingen bepalen dan of op groepsniveau een controle nodig is. Een 403-verklaring kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de vrijstelling van een dochtermaatschappij, maar is geen standaardoplossing die zonder zorgvuldige afweging past.
Een wettelijke controle is meer dan een controle van cijfers
Bij een wettelijke controle onderzoekt een onafhankelijke accountant of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en voldoet aan de verslaggevingsregels. De accountant geeft hierover een controleverklaring af. Dat onderzoek richt zich niet alleen op de eindstand van omzet, kosten en resultaat.
De accountant wil ook begrijpen hoe uw processen werken. Hoe worden verkoopfacturen verwerkt? Wie autoriseert betalingen? Hoe is voorraad geregistreerd? Welke controles zijn er op salarissen, projectadministratie en onderhanden werk? En hoe voorkomt u dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in financiële systemen?
Dat vraagt om een administratie die controleerbaar is. Onderliggende contracten, bankafschriften, fiscale aangiften, waarderingen, notulen en aansluitingen moeten tijdig beschikbaar zijn. In sectoren met complexe projecten, voorraad, declarabele uren of subsidievoorwaarden is deze voorbereiding extra belangrijk.
Een accountantscontrole kan daardoor ook waardevolle inzichten opleveren. Niet omdat de accountant de bedrijfsvoering overneemt, maar omdat afwijkingen, kwetsbare processen en onvoldoende vastgelegde beheersmaatregelen zichtbaar worden. Voor directie en management is dat relevante informatie om risico’s te beheersen en beter te sturen.
Bereid de controle voor voordat het boekjaar eindigt
De grootste vertraging ontstaat vaak niet tijdens de controle zelf, maar doordat de basis niet op orde is. Wachten tot na balansdatum vergroot de kans op herstelwerk, aanvullende vragen en een krappe publicatieplanning.
Begin daarom ruim voor het einde van het boekjaar met een controlekalender. Leg vast wanneer de voorlopige cijfers beschikbaar zijn, wie de benodigde dossiers aanlevert en wanneer belangrijke balansposten worden onderbouwd. Denk daarbij aan debiteuren, voorraad, onderhanden projecten, leningen, voorzieningen en belastingposities.
Zorg ook voor heldere functiescheidingen. Als één persoon facturen kan aanmaken, betalingen kan uitvoeren én bankmutaties kan verwerken, neemt het risico op fouten of fraude toe. Niet iedere mkb-onderneming kan alle taken volledig scheiden. Dan zijn compenserende maatregelen nodig, zoals actieve directiebeoordeling, periodieke bankcontrole of een duidelijke autorisatiematrix.
Digitalisering helpt, maar vervangt geen beheersing. Een boekhoudpakket met automatische koppelingen verlaagt handmatig werk, terwijl onjuiste instellingen of gebrekkige autorisaties juist nieuwe risico’s kunnen veroorzaken. De kwaliteit van processen blijft bepalend.
De planning rond de jaarrekening blijft uw verantwoordelijkheid
Een controleplicht heeft gevolgen voor de planning van de jaarrekening. Het bestuur moet de jaarrekening tijdig opmaken, waarna aandeelhouders of leden deze vaststellen. Voor veel bv’s en nv’s geldt als uitgangspunt dat de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar wordt opgemaakt. Onder voorwaarden kan uitstel worden verleend. Vervolgens gelden termijnen voor vaststelling en deponering.
Een controleverklaring moet beschikbaar zijn voordat de jaarrekening definitief kan worden vastgesteld. Daarom is afstemming tussen directie, administratie en accountant essentieel. Een late voorraadopname, een niet-afgeronde fiscale positie of ontbrekende contractdocumentatie kan de hele planning opschuiven.
Houd bovendien rekening met gebeurtenissen na balansdatum. Een belangrijke klant die kort na jaarultimo failliet gaat, een overname die in voorbereiding is of een financiering die onder druk staat, kan gevolgen hebben voor de toelichting in de jaarrekening. Open communicatie met de accountant voorkomt dat dergelijke onderwerpen pas aan het einde van het traject op tafel komen.
Controleplicht als moment om vooruit te kijken
Voor sommige ondernemers voelt de eerste wettelijke controle vooral als een extra verplichting. Dat is begrijpelijk: de organisatie moet tijd en aandacht vrijmaken, en de eisen aan documentatie nemen toe. Tegelijk is het vaak een logisch gevolg van groei. De onderneming wordt groter, de financiële belangen nemen toe en stakeholders verwachten meer zekerheid.
Wie de controleplicht benadert als onderdeel van professioneel ondernemerschap, haalt er meer uit. Een goede voorbereiding leidt tot betere managementinformatie, sterkere interne processen en een voorspelbaarder jaarrekeningtraject. Kroess & Visser ondersteunt ondernemers daarbij met een aanpak die niet alleen kijkt naar de controleverklaring, maar ook naar de kwaliteit van de organisatie erachter.
De vraag is dus niet alleen of uw onderneming dit jaar de wettelijke grenzen passeert. De relevante vraag is of uw administratie, processen en besluitvorming klaar zijn voor de volgende fase van uw onderneming.
