Een gezonde winst- en verliesrekening is geen garantie dat u als bestuurder buiten schot blijft. Juist wanneer liquiditeit onder druk komt, schuldeisers aandringen of een belangrijke klant wegvalt, worden bestuurlijke keuzes kritisch bekeken. Bestuurdersaansprakelijkheid voorkomen als DGA begint daarom niet bij een juridisch document zodra er problemen zijn, maar bij grip op cijfers, processen en besluiten voordat de druk oploopt.
Als DGA bent u vaak aandeelhouder, directeur en dagelijkse beslisser tegelijk. Die combinatie maakt snel schakelen mogelijk, maar vraagt ook om discipline. De besloten vennootschap is een zelfstandige rechtspersoon, maar de bescherming die dat biedt is niet onbeperkt. Wie zijn bestuurstaak onbehoorlijk vervult, verplichtingen aangaat die de bv redelijkerwijs niet kan nakomen of wettelijke plichten negeert, kan onder omstandigheden persoonlijk worden aangesproken.
Wanneer loopt u als DGA persoonlijk risico?
Bestuurdersaansprakelijkheid is geen automatisch gevolg van een tegenvallend boekjaar of zelfs van een faillissement. Ondernemen brengt risico met zich mee en niet elke verkeerde beslissing leidt tot persoonlijke aansprakelijkheid. De vraag is vooral of u als bestuurder een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Daarbij tellen de feiten, de beschikbare informatie op het moment van het besluit en de manier waarop u heeft gehandeld.
Binnen de vennootschap kan aansprakelijkheid ontstaan wanneer u uw bestuurstaak onbehoorlijk uitvoert en de bv daardoor schade lijdt. Bij een faillissement beoordeelt een curator onder meer of sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur dat een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Een ondeugdelijke administratie of het niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan dan zwaar wegen.
Ook buiten de bv kan een bestuurder aansprakelijk worden gesteld. Denk aan een leverancier die u laat leveren terwijl u weet, of behoort te begrijpen, dat betaling uitblijft en er geen reëel herstelperspectief is. De Belastingdienst kent daarnaast eigen regels voor aansprakelijkheid bij onbetaalde loonheffingen en omzetbelasting. Het gaat dus niet alleen om grote, spectaculaire fouten. Juist een reeks kleine signalen die onbeantwoord blijft, kan later een patroon vormen.
Bestuurdersaansprakelijkheid voorkomen als DGA: begin met betrouwbare cijfers
U kunt pas verantwoord besturen als u weet wat er financieel gebeurt. Een actuele administratie is daarom meer dan een fiscale verplichting. Zij geeft inzicht in openstaande debiteuren, betalingsverplichtingen, marges, voorraad, financiering en toekomstige liquiditeit. Zonder dat inzicht is het lastig om te onderbouwen waarom u een contract tekende, een investering deed of een betaling uitstelde.
Zorg dat de administratie aansluit op de werkelijkheid en periodiek wordt beoordeeld. Voor veel mkb-ondernemingen is een maandelijkse rapportage passend; bij sterke groei, projectrisico’s of krappe liquiditeit kan een kortere cyclus nodig zijn. Vergelijk niet alleen omzet en resultaat met de begroting, maar kijk nadrukkelijk naar kasstromen. Winst betaalt immers geen salarissen, btw of leveranciers.
Een liquiditeitsprognose verdient daarbij een vaste plaats in het overleg. Werk met een realistisch basisscenario en beoordeel wat er gebeurt als een grote debiteur later betaalt, een project uitloopt of kosten stijgen. Daarmee ziet u eerder of aanvullende financiering, kostenbeheersing of een andere betalingsafspraak nodig is. Vroeg handelen vergroot de keuzeruimte aanzienlijk.
Herken de omslag van tijdelijk tekort naar structureel probleem
Niet iedere betalingsachterstand is alarmerend. Seizoensinvloeden, een vertraagde factuur of een eenmalige investering kunnen tijdelijk druk zetten op de rekening. Het wordt risicovoller wanneer achterstanden terugkeren, belastingen worden doorgeschoven, leveranciers alleen nog tegen vooruitbetaling willen leveren of de onderneming afhankelijk wordt van telkens nieuwe noodfinanciering.
Leg op zulke momenten vast welke informatie beschikbaar was, welke alternatieven zijn onderzocht en welke maatregelen zijn genomen. Bijvoorbeeld: extra debiteurenbeheer, prijsaanpassing, stopzetten van verlieslatende activiteiten of overleg met financiers. Die vastlegging is geen formaliteit. Zij helpt u beter besluiten én laat zien dat u zorgvuldig en actief heeft bestuurd.
Voldoe tijdig aan uw wettelijke verplichtingen
Een correcte en toegankelijke administratie is essentieel. De wettelijke bewaarplicht, een tijdige jaarrekening en juiste belastingaangiften zijn basisvoorwaarden. Wordt de jaarrekening te laat gedeponeerd, dan kan dat bij faillissement leiden tot een ongunstige bewijspositie voor het bestuur. Controleer daarom jaarlijks wie verantwoordelijk is voor de voorbereiding, vaststelling en deponering, en plan deze momenten ruim voor de uiterste termijn.
Bij betalingsproblemen rond loonheffingen en omzetbelasting is snelheid cruciaal. Als de bv deze belastingen niet kan betalen, moet betalingsonmacht in veel situaties tijdig en op de juiste wijze bij de Belastingdienst worden gemeld. De termijn is kort en de voorwaarden zijn strikt. Een onvolledige of late melding kan ertoe leiden dat de bestuurder persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld, tenzij tegenbewijs mogelijk is.
Wacht daarom niet tot een aanmaning binnenkomt. Betrek uw adviseur zodra duidelijk wordt dat een belastingbetaling mogelijk niet lukt. Dan kan worden beoordeeld welke melding, onderbouwing en betalingsregeling nodig zijn. Ook voorkomt u dat een tijdelijke liquiditeitskrapte uitgroeit tot een complianceprobleem.
Neem besluiten alsof een derde ze morgen moet beoordelen
Een DGA hoeft niet voor elk dagelijks besluit een uitgebreid dossier aan te leggen. Bij ingrijpende beslissingen is een zakelijke onderbouwing wel noodzakelijk. Denk aan het aangaan van een langlopende huurverplichting, het verstrekken van een lening, het overnemen van een onderneming, het doen van een dividenduitkering of het voortzetten van activiteiten bij serieuze betalingsproblemen.
Maak duidelijk welke cijfers en risico’s u heeft gewogen. Leg besluiten van directie en aandeelhouder afzonderlijk vast waar dat nodig is. Bij dividend is dit bijzonder relevant: na een aandeelhoudersbesluit moet het bestuur de uitkering goedkeuren. Het bestuur mag die goedkeuring niet geven als het weet of redelijkerwijs moet voorzien dat de bv haar opeisbare schulden daarna niet kan blijven betalen.
Wees ook zorgvuldig met transacties tussen u en de bv. Een rekening-courantverhouding, managementvergoeding, lening of verkoop van bedrijfsmiddelen moet zakelijk, transparant en goed gedocumenteerd zijn. Niet-zakelijke afspraken kunnen vragen oproepen bij de fiscus, een curator of andere belanghebbenden. Hetzelfde geldt voor betalingen aan gelieerde partijen wanneer andere schuldeisers al onbetaald blijven.
Richt toezicht en tegenkracht in, ook als u enig bestuurder bent
De valkuil van de DGA is niet altijd gebrek aan kennis, maar gebrek aan tegenspraak. Wie eigenaar en bestuurder is, kan besluiten snel nemen zonder dat iemand doorvraagt naar aannames, liquiditeit of contractvoorwaarden. Een periodiek overleg met accountant, fiscalist, controller of externe adviseur biedt die noodzakelijke tegenkracht.
Spreek duidelijke verantwoordelijkheden af voor administratie, betalingen, contractbeheer en aangiften. Functiescheiding is ook in een kleiner bedrijf mogelijk, bijvoorbeeld door betaalopdrachten te laten autoriseren of bankmutaties onafhankelijk te beoordelen. Zorg daarnaast voor een actuele procuratieregeling. Daarmee voorkomt u dat medewerkers of medebestuurders verplichtingen aangaan die niet passen bij hun bevoegdheid.
Bij meerdere bestuurders geldt een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een taakverdeling kan praktisch zijn, maar ontslaat u niet zonder meer van toezicht op de hoofdlijnen. Blijven financiële rapportages uit, ziet u afwijkingen of worden vragen niet beantwoord, dan is afwachten geen veilige optie. Vraag door, stuur bij en leg uw acties vast.
Verzeker het risico, maar vertrouw niet alleen op de polis
Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering kan bescherming bieden tegen kosten van verweer en bepaalde aanspraken. Dat is waardevol, zeker bij groei, externe financiers, complexe contracten of een raad van commissarissen. De dekking verschilt echter per polis en opzettelijk handelen, fraude, bekende omstandigheden of bepaalde fiscale claims kunnen zijn uitgesloten.
Zie de verzekering daarom als een vangnet, niet als vervanging van zorgvuldig bestuur. Controleer periodiek of de verzekerde personen, activiteiten, omzet, buitenlandse belangen en overnames nog aansluiten bij de praktijk. Meld mogelijke claims of omstandigheden volgens de polisvoorwaarden tijdig. Een goede polis helpt pas echt wanneer ook de interne beheersing op orde is.
Een vaste bestuursroutine brengt rust
Maak risicozorg onderdeel van uw normale bedrijfsvoering. Bespreek minimaal periodiek de liquiditeitsprognose, belastingpositie, debiteuren, financieringsafspraken, belangrijke contracten en juridische verplichtingen. Noteer afwijkingen, beslissingen en acties. Zo ontstaat een bestuurlijk dossier dat niet alleen verdedigbaar is als het tegenzit, maar vooral helpt om eerder en beter te sturen.
Kroess & Visser ondersteunt DGA’s hierbij door financiële informatie, fiscale verplichtingen en bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden. Daardoor wordt duidelijk waar de kwetsbaarheden zitten en welke maatregelen passen bij de fase en ambities van uw onderneming.
Persoonlijk risico beperkt u niet door ieder besluit uit te stellen. U beperkt het door tijdig inzicht te organiseren, problemen bespreekbaar te maken en aantoonbaar zorgvuldig te handelen. Dat geeft u de ruimte om verantwoord te blijven ondernemen, ook wanneer de omstandigheden veranderen.
