Bij een omzet onder de € 20.000 per jaar lijkt de kleineondernemersregeling aantrekkelijk: u hoeft geen btw meer te berekenen en meestal ook geen btw-aangifte meer te doen. Toch is de regeling niet automatisch voordelig. Vooral als u investeert, veel zakelijke kosten maakt of vooral zakelijke klanten heeft, kan deelname juist geld kosten.
De keuze vraagt daarom om meer dan een snelle blik op uw omzet. U moet weten wat de regeling betekent voor uw facturen, uw administratie en de btw op uw uitgaven.
Wat is de kleineondernemersregeling?
De kleineondernemersregeling, vaak afgekort tot KOR, is een vrijwillige btw-vrijstelling voor ondernemers met een beperkte omzet. U kunt deelnemen als uw omzet in een kalenderjaar maximaal € 20.000 is. De grens gaat over uw omzet exclusief btw.
Doet u mee, dan berekent u geen btw aan uw klanten. U vermeldt dus geen btw-bedrag op uw factuur. Daar staat tegenover dat u de btw op zakelijke uitgaven en investeringen niet meer kunt terugvragen.
De regeling is beschikbaar voor onder meer eenmanszaken, vof’s en bv’s die aan de voorwaarden voldoen. De rechtsvorm is dus niet doorslaggevend. Uw omzet, type werkzaamheden en kostenpatroon zijn dat wel.
Voor veel startende zzp’ers klinkt minder administratie als een duidelijke winst. Maar een lagere administratieve last is iets anders dan een financieel voordeel.
Wanneer is de kleineondernemersregeling interessant?
De KOR past vaak goed bij ondernemers die vooral aan particulieren verkopen. Denk aan een zelfstandige in de persoonlijke dienstverlening, een creatief professional met particuliere opdrachtgevers of een kleine webshop die rechtstreeks aan consumenten levert.
Particulieren kunnen btw niet terugvragen. Als u na deelname aan de KOR dezelfde totaalprijs blijft rekenen, houdt u mogelijk meer marge over. U draagt de btw immers niet meer af. U kunt er ook voor kiezen uw prijzen te verlagen. Dat kan uw aanbod aantrekkelijker maken voor consumenten.
De regeling kan ook prettig zijn wanneer uw zakelijke kosten laag zijn. Werkt u vooral met uw eigen kennis, laptop en tijd, en koopt u weinig in? Dan mist u waarschijnlijk minder btw-aftrek dan een ondernemer met hoge inkoopkosten.
Een derde voordeel is eenvoud. U heeft doorgaans geen periodieke btw-aangifte meer voor de activiteiten die onder de regeling vallen. Uw administratie blijft wel nodig. U moet uw omzet bijhouden, facturen bewaren en kunnen aantonen dat u onder de omzetgrens blijft.
Wanneer kunt u beter buiten de KOR blijven?
Werkt u vooral voor andere ondernemers? Dan is de KOR vaak minder aantrekkelijk. Zakelijke klanten kunnen de btw op uw factuur meestal terugvragen. Voor hen is btw daarom meestal geen echte kostenpost. Een prijs zonder btw levert u dan niet vanzelf een concurrentievoordeel op.
Daarnaast verliest u de btw-aftrek op uw zakelijke uitgaven. Dat kan flink oplopen. Een webshopeigenaar die voorraad inkoopt, een horecaondernemer met veel leveranciers of een freelancer die apparatuur aanschaft, betaalt na deelname de btw volledig zelf.
Stel dat u voor € 2.420 inclusief btw een nieuwe computer koopt. Buiten de KOR kunt u de € 420 btw onder voorwaarden terugvragen. Binnen de KOR kan dat niet. Bij meerdere investeringen kan het voordeel van minder aangiften daardoor snel verdwijnen.
Let ook op uw prijsafspraken. Heeft u met zakelijke klanten een vaste prijs exclusief btw afgesproken? Dan wordt die prijs bij deelname niet vanzelf hoger. U ontvangt geen btw van de klant, maar u kunt ook geen btw op kosten terugvragen. Bereken vooraf wat dit met uw marge doet.
De omzetgrens van € 20.000 vraagt aandacht
De omzetgrens geldt per kalenderjaar. U telt dus uw omzet van 1 januari tot en met 31 december bij elkaar op. Verwacht u dichtbij € 20.000 uit te komen, houd uw omzet dan maandelijks goed bij.
Overschrijdt u de grens, dan eindigt de vrijstelling niet pas aan het einde van het jaar. Vanaf het moment waarop u over de grens gaat, moet u weer btw berekenen. Dat vraagt om snelle actie in uw facturatie en administratie. Een factuur die u op het verkeerde moment zonder btw verstuurt, kan later tot correcties leiden.
Ook wanneer u niet verwacht de grens te halen, is controle nodig. Een onverwachte grote opdracht, een drukke decembermaand of extra omzet via uw webshop kan het verschil maken. De KOR is daarom het meest overzichtelijk voor ondernemers met een stabiele omzet die ruim onder de grens blijft.
Bepaalde omzet kan anders meetellen of buiten de berekening vallen. Dat kan spelen als u verschillende soorten prestaties levert. Twijfelt u hierover, laat dan vooraf beoordelen welke omzet u moet meetellen. Zo voorkomt u dat u op basis van een te lage omzetinschatting deelneemt.
Wat verandert er op uw factuur en in uw administratie?
Binnen de KOR verstuurt u nog steeds nette facturen. U vermeldt alleen geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Op de factuur moet duidelijk staan dat een btw-vrijstelling voor kleine ondernemers van toepassing is. Daarmee weet uw klant waarom er geen btw is berekend.
Uw administratie stopt dus niet. U bewaart verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen en bankmutaties zoals u gewend bent. Die gegevens heeft u nodig voor uw inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, uw jaarafsluiting en de controle op de omzetgrens.
Heeft u personeel, dan staat de KOR los van uw salarisadministratie. Loonheffingen en andere verplichtingen als werkgever blijven gewoon bestaan. De regeling verlaagt alleen uw btw-verplichtingen en verandert niets aan de administratie rond uw medewerkers.
Ook voor de aangifte inkomstenbelasting blijft uw winst het uitgangspunt. Geen btw rekenen betekent niet dat uw omzet belastingvrij is. U betaalt nog steeds belasting over de winst die uw onderneming maakt.
Aanmelden en stoppen met de regeling
De KOR is niet automatisch van toepassing. U meldt zich aan bij de Belastingdienst. Doe dit op tijd, want deelname gaat niet direct in op de dag waarop u het formulier verstuurt. Kies daarom een logisch startmoment en stem uw facturen en boekhouding daarop af.
Bij deelname is de ingangsdatum belangrijk. Heeft u al offertes uitgebracht inclusief btw, of loopt er een opdracht door? Bespreek dan vooraf met uw klant hoe u factureert. Heldere afspraken voorkomen discussie over de prijs.
Wilt u stoppen, bijvoorbeeld omdat uw kosten toenemen of uw omzet groeit? Ook dat moet u goed verwerken. De regels over in- en uitstappen zijn de afgelopen jaren aangepast. Controleer daarom altijd de actuele voorwaarden voordat u een keuze maakt. Zeker bij een investering, een groeiende onderneming of een omzet rond de grens is persoonlijk advies verstandig.
Reken het voordeel vooraf door
De juiste vraag is niet: wilt u minder btw-aangiften doen? De juiste vraag is: houdt u onderaan de streep meer over met of zonder KOR?
Maak eerst een omzetprognose voor het kalenderjaar. Schat vervolgens uw zakelijke kosten en geplande investeringen in. Kijk daarbij naar de btw die u nu kunt terugvragen. Vergelijk daarna uw prijzen met en zonder btw, en onderscheid particuliere klanten van zakelijke klanten.
Een eenvoudige berekening geeft vaak al richting. Heeft u weinig kosten en vooral consumenten als klant, dan kan deelname gunstig uitpakken. Heeft u veel inkopen, investeringen of zakelijke opdrachtgevers, dan is buiten de regeling blijven vaak logischer.
De keuze kan bovendien veranderen. Een IT-freelancer die vooral vanuit huis werkt, heeft een ander kostenpatroon dan een webshop die groeit en meer voorraad inkoopt. Evalueer daarom niet alleen uw huidige situatie, maar ook uw plannen voor de komende twaalf maanden.
Veelgestelde vragen over de kleineondernemersregeling
Moet ik als deelnemer aan de KOR helemaal geen btw-aangifte meer doen?
Meestal hoeft u geen reguliere btw-aangifte meer te doen voor de omzet die onder de regeling valt. Er kunnen uitzonderingen bestaan, bijvoorbeeld bij specifieke transacties. Ga er daarom niet zonder controle van uit dat iedere btw-verplichting vervalt.
Kan een bv gebruikmaken van de KOR?
Ja, een bv kan deelnemen als deze aan de voorwaarden voldoet. De omzetgrens geldt per onderneming, niet per persoon. Laat bij een bv wel goed beoordelen of de regeling financieel past bij de kosten en investeringen van uw bedrijf.
Mag ik btw op een nieuwe laptop of voorraad terugvragen?
Nee. Zodra u deelneemt aan de KOR, kunt u de btw op zakelijke kosten en investeringen in principe niet aftrekken. Juist daarom is een geplande aankoop een belangrijk moment om uw keuze opnieuw te beoordelen.
Is de KOR verstandig als ik dicht bij € 20.000 omzet zit?
Dat hangt af van hoe voorspelbaar uw omzet is. Zit u structureel vlak onder de grens of verwacht u groei, dan kan het extra werk bij een overschrijding zwaarder wegen dan het voordeel. Een goede omzetprognose helpt u om een praktische keuze te maken.
Een regeling die administratie eenvoudiger maakt, moet ook financieel bij uw onderneming passen. Kroess & Visser helpt u graag om de btw-gevolgen, uw kosten en uw omzetverwachting naast elkaar te zetten. Plan een gratis adviesgesprek als u zekerheid wilt voordat u zich aanmeldt of uw huidige keuze opnieuw wilt beoordelen.
