Uw btw-aangifte komt steeds op het laatste moment. U krijgt weinig uitleg bij cijfers die u niet herkent. Of u moet zelf telkens navragen hoe uw jaarrekening ervoor staat. Dan kan overstappen van boekhouder een verstandige stap zijn. U bent niet verplicht om te blijven bij een kantoor dat niet meer past bij uw onderneming.
Een overstap hoeft geen rommelige periode op te leveren. Wel is een goede overdracht nodig. Uw administratie moet compleet zijn, aangiften moeten op tijd doorgaan en duidelijk moet zijn wie welke werkzaamheden afhandelt. Met de juiste voorbereiding houdt u grip en voorkomt u dubbele kosten of gemiste deadlines.
Wanneer overstappen van boekhouder verstandig is
Niet elk verschil van mening is reden om direct te wisselen. Soms helpt het al om verwachtingen uit te spreken. Maar er zijn situaties waarin een andere boekhouder beter aansluit bij uw onderneming.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer vragen lang blijven liggen, u geen vaste contactpersoon heeft of aangiften zonder toelichting worden ingediend. Ook groei kan een reden zijn. Een zzp’er die personeel aanneemt, of een eenmanszaak die doorgroeit naar een bv, krijgt met andere administratieve en fiscale vragen te maken.
Let ook op de kwaliteit van de samenwerking. U hoeft zelf geen financiële expert te zijn. Uw boekhouder moet ingewikkelde zaken in gewone taal uitleggen en aangeven wat u wanneer moet aanleveren. Zo weet u waar u aan toe bent en kunt u betere keuzes maken voor uw bedrijf.
Voor ondernemers met personeel is snelheid extra belangrijk. Salarissen, loonheffingen en wijzigingen in contracturen lopen door. Als u daarin onvoldoende ondersteuning krijgt, is het verstandig om niet te wachten tot er een fout ontstaat.
Kies eerst wat u van uw nieuwe boekhouder verwacht
Een overstap begint niet met opzeggen, maar met scherp krijgen wat u nodig heeft. Wilt u vooral dat de btw-aangifte en jaarafsluiting goed worden geregeld? Of verwacht u ook belastingadvies, hulp bij uw inkomstenbelasting of ondersteuning bij de salarisadministratie?
Denk ook na over de manier van samenwerken. Sommige ondernemers willen alles online regelen. Anderen vinden een gesprek op locatie of op kantoor prettiger, zeker bij een start, groei of wijziging van rechtsvorm. Een vaste boekhouder kan dan veel verschil maken. Die kent uw onderneming, ziet terugkerende vragen sneller en hoeft niet telkens opnieuw uw situatie te leren kennen.
Vraag vooraf welke werkzaamheden binnen het maandtarief vallen. Denk aan de verwerking van administratie, btw-aangiften, de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting. Bespreek ook wat extra werk kost, bijvoorbeeld bij achterstanden, personeel of veel losse vragen. Daarmee voorkomt u dat een laag instaptarief later toch hoger uitvalt.
Bij Kroess & Visser starten tarieven vanaf 119 euro per maand voor zzp’ers en vanaf 199 euro per maand voor bv’s. Wat passend is, hangt af van uw rechtsvorm, het aantal facturen, personeel en de hulp die u nodig heeft.
Zo verloopt het overstappen van boekhouder
Een goede nieuwe boekhouder kan de overdracht meestal begeleiden. Toch blijft u als ondernemer degene die toestemming geeft en documenten aanlevert. Begin daarom op tijd, bij voorkeur niet vlak voor een btw-deadline of de jaarafsluiting.
Controleer uw huidige afspraken
Bekijk eerst uw opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Daarin staat vaak een opzegtermijn en soms ook hoe de administratie wordt overgedragen. Zeg niet zomaar op voordat u weet welke werkzaamheden nog openstaan.
Vraag bijvoorbeeld of de laatste btw-aangifte al is verwerkt, of de boekhouding van het lopende jaar volledig is bijgewerkt en of de jaarrekening van het vorige boekjaar is afgerond. Openstaande werkzaamheden kunnen gevolgen hebben voor de eindfactuur.
Blijf daarbij zakelijk. U hoeft niet uitgebreid uit te leggen waarom u weggaat. Een korte, duidelijke opzegging met een verzoek om overdracht is meestal voldoende.
Zorg voor een complete overdracht
Uw nieuwe boekhouder heeft informatie nodig om zonder onderbreking verder te werken. Welke gegevens nodig zijn, verschilt per onderneming en boekhoudpakket. In de praktijk gaat het vaak om toegang tot de administratie, eerdere aangiften, jaarrekeningen, grootboekkaarten, openstaande facturen en gegevens over belastingen.
Heeft u personeel, dan zijn loonjournaalposten en relevante salarisgegevens nodig. Heeft u een bv, dan zijn de financiële stukken van eerdere jaren vaak extra belangrijk. Bewaar zelf altijd een kopie van uw administratie. U blijft als ondernemer verantwoordelijk voor een juiste en volledige administratie, ook wanneer een boekhouder het werk uitvoert.
Maak samen een overdrachtsmoment. Spreek af vanaf welke datum uw nieuwe boekhouder verantwoordelijk is voor de verwerking en aangiften. Daarmee voorkomt u dat beide partijen denken dat de ander een deadline bewaakt.
Geef toegang zorgvuldig door
Veel administraties staan in een online boekhoudpakket. De oude boekhouder kan daarin gegevens hebben verwerkt, terwijl u zelf de eigenaar van het account bent. Controleer daarom wie toegang heeft en welke rechten daarbij horen.
Laat toegang voor de nieuwe boekhouder pas goed instellen wanneer duidelijk is dat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Trek de toegang van uw vorige boekhouder niet te vroeg in. Soms zijn nog vragen nodig over boekingen uit eerdere maanden of jaren.
Ook machtigingen voor belastingzaken verdienen aandacht. Bespreek wie contact onderhoudt over aangiften en welke machtigingen moeten worden aangepast. Dit voorkomt vertraging wanneer er een bericht of verzoek binnenkomt.
Wat kost een overstap?
De overstap zelf kan kosten met zich meebrengen. Uw huidige boekhouder kan tijd rekenen voor het afronden van werk of het verzamelen van stukken. Een nieuwe boekhouder kan kosten rekenen wanneer de administratie moet worden opgeschoond of wanneer er een achterstand is.
Dat betekent niet dat u moet blijven zitten waar u niet goed wordt geholpen. Het is vooral een reden om vooraf duidelijke vragen te stellen. Vraag wat de overdracht kost, welke stukken u ontvangt en of de administratie direct klaar is om door een ander kantoor te laten verwerken.
Heeft u een eenvoudige, goed bijgewerkte administratie, dan is een overstap vaak overzichtelijker. Zijn er ontbrekende bonnen, niet-verwerkte bankmutaties of oude aangiften die nog moeten worden gecontroleerd, dan vraagt dat meer tijd. Eerlijk inzicht vooraf is beter dan een verrassende factuur achteraf.
Veelgemaakte fouten bij het wisselen
De grootste fout is wachten tot de deadline al dichtbij is. Vooral rond de btw-aangifte, loonheffingen of jaarafsluiting kan een late wissel voor onduidelijkheid zorgen. Plan de overstap daarom enkele weken eerder dan u denkt nodig te hebben.
Een tweede fout is alleen naar de prijs kijken. Een lager maandbedrag is aantrekkelijk, maar zegt weinig als u daarna zelf veel moet uitzoeken of moeilijk antwoord krijgt op vragen. Kijk naar de totale ondersteuning die u krijgt en naar de bereikbaarheid van uw vaste contactpersoon.
Ten slotte gaan ondernemers er soms vanuit dat alle gegevens automatisch worden overgedragen. Controleer dit altijd. Vraag welke documenten, exports en toegangen worden geleverd en bewaar die zelf op een overzichtelijke plek.
Overstappen van boekhouder bij groei of personeel
Wanneer uw bedrijf verandert, verandert uw administratie mee. Een webshop met meer verkopen krijgt vaak meer transacties en vragen over btw. Een freelancer die medewerkers aanneemt, krijgt verplichtingen rond loonadministratie. En bij een bv spelen andere aangiften en stukken dan bij een eenmanszaak.
Dan heeft u een boekhouder nodig die vooruitkijkt en tijdig aangeeft welke informatie nodig is. Niet om u met vaktermen te overspoelen, maar om ervoor te zorgen dat uw administratie en aangiften goed blijven aansluiten op uw onderneming.
Voor ondernemers in de regio kan een boekhouder in Den Haag ook praktisch zijn wanneer u een gesprek op kantoor in Rijswijk wilt combineren met online contact of een afspraak op locatie. De manier van samenwerken moet passen bij hoe u onderneemt.
Veelgestelde vragen
Kan ik op elk moment van boekhouder wisselen?
In principe wel, maar controleer eerst de opzegtermijn en openstaande werkzaamheden. Een overstap vlak na een btw-aangifte of na afronding van een boekperiode is vaak het meest overzichtelijk.
Moet mijn oude boekhouder mijn administratie afgeven?
U moet toegang hebben tot uw eigen administratie en relevante stukken. Bespreek vooraf welke documenten en gegevens worden overgedragen en of er nog facturen openstaan voor afgeronde werkzaamheden.
Kan een nieuwe boekhouder achterstanden oplossen?
Dat kan vaak, maar het kost extra tijd als gegevens ontbreken of boekingen moeten worden hersteld. Lever daarom bankafschriften, facturen en bonnen zo volledig mogelijk aan.
Een boekhouder wisselen is geen stap die u overhaast hoeft te zetten. Maar als de samenwerking u tijd, rust of duidelijkheid kost, is uitstellen meestal ook geen oplossing. Plan een gratis adviesgesprek en bespreek wat nodig is voor een nette overdracht die past bij uw onderneming.
