Een volle agenda betekent niet automatisch dat u aan het urencriterium zzp voldoet. Voor de Belastingdienst telt niet alleen de tijd die u factureert. Ook de uren achter uw laptop, onderweg naar een klant of bezig met offertes kunnen meetellen. Maar dan moet u wel kunnen uitleggen wat u deed en wanneer.
Het urencriterium kan bepalend zijn voor belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Een goede urenadministratie is daarom geen extra taak voor later, maar een vast onderdeel van uw ondernemerschap.
Wat is het urencriterium voor zzp’ers?
Het urencriterium houdt in dat u in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw onderneming besteedt. Dit komt neer op gemiddeld ruim 23 uur per week, gerekend over het hele jaar. Start u halverwege het jaar? Dan blijft de grens van 1.225 uur in principe gewoon gelden.
Voor veel ondernemers geldt daarnaast de eis dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan ander werk. Heeft u bijvoorbeeld ook een baan in loondienst, dan moet u dus goed vergelijken hoeveel tijd u aan beide besteedt.
Voor startende ondernemers bestaat op deze tweede eis vaak een uitzondering. Dat kan gelden als u in een of meer van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer was. De precieze situatie verschilt per ondernemer. Zeker wanneer u naast uw zzp-werk in loondienst blijft werken, is het verstandig om dit vooraf te laten beoordelen.
Het urencriterium gaat over tijd die u daadwerkelijk aan uw onderneming besteedt. Omzet, winst of het aantal klanten zijn niet doorslaggevend. U kunt dus een goed jaar draaien en toch niet aan het criterium voldoen. Andersom kunt u voldoende uren maken in een opbouwjaar waarin uw omzet nog beperkt is.
Welke uren tellen mee voor het urencriterium zzp?
Facturabele uren tellen vrijwel altijd mee. Denk aan werkzaamheden bij een klant, het bouwen van een website, het verzorgen van horeca-opdrachten of het uitvoeren van een IT-project. Maar het urencriterium is breder dan alleen declarabele tijd.
Ook voorbereiding, administratie, acquisitie en het onderhouden van uw zakelijke contacten kunnen meetellen. Dat is relevant voor freelancers die tijd steken in offertes en intakegesprekken, voor webshopeigenaren die leveranciers spreken en productinformatie bijwerken, en voor horecaondernemers die personeel inplannen of inkopen regelen.
Reist u van huis naar een zakelijke afspraak of klant, dan kunnen die reisuren meetellen. Reist u dagelijks naar een vaste werkplek die feitelijk als uw gewone werkplek geldt, dan ligt dat anders. Ook privéactiviteiten, pauzes en tijd waarin u alleen beschikbaar bent zonder werkzaamheden te verrichten, behoren niet tot uw ondernemersuren.
Een cursus of opleiding kan meetellen als deze duidelijk verband houdt met uw onderneming. Een algemene training zonder direct zakelijk doel is lastiger te onderbouwen. Vraag uzelf steeds af: was deze activiteit nodig om mijn bedrijf te voeren, klanten te bedienen of nieuwe opdrachten te krijgen?
Uren die vaak worden vergeten
Veel zzp’ers registreren alleen de uren op hun facturen. Daardoor blijven juist de uren buiten beeld die het verschil kunnen maken tussen wel of niet voldoen aan de grens.
Denk bijvoorbeeld aan het maken van offertes, gesprekken met potentiële klanten, het bijwerken van uw boekhouding, het verzamelen van bonnetjes, het voorbereiden van btw-aangiften en het beantwoorden van zakelijke e-mails. Ook het actualiseren van uw portfolio, het beheren van uw zakelijke website en het voorbereiden van een presentatie voor een opdrachtgever kunnen zakelijke uren zijn.
Leg deze tijd wel realistisch vast. Een urenadministratie die ineens aan het einde van het jaar wordt aangevuld met grote, algemene blokken is minder overtuigend dan een overzicht dat u wekelijks bijhoudt. Schrijf daarom kort op wat u heeft gedaan. ‘Administratie maart’ zegt weinig. ‘Bonnen verwerkt, inkoopfacturen gecontroleerd en btw-aangifte voorbereid’ is duidelijker.
Zo houdt u een sterke urenadministratie bij
De Belastingdienst schrijft geen vast systeem voor. U mag een agenda, spreadsheet, boekhoudprogramma of urenapp gebruiken. De vorm is minder belangrijk dan de inhoud. Uw registratie moet logisch, volledig en controleerbaar zijn.
Neem per werkdag of per week in ieder geval de datum, activiteit, bestede tijd en eventueel de naam van de klant op. Bewaar daarnaast bewijs dat uw werkzaamheden ondersteunt. Dat kunnen agenda-afspraken, verzonden offertes, e-mails, facturen en projectplanningen zijn.
Een praktische aanpak is om iedere vrijdag tien minuten te reserveren voor uw uren. U werkt dan met verse informatie en hoeft aan het einde van het jaar niets te reconstrueren. Heeft u meerdere soorten werk? Maak dan onderscheid tussen uren voor klanten, administratie, verkoop en overige bedrijfsactiviteiten. Zo ziet u niet alleen of u richting 1.225 uur gaat, maar ook waar uw tijd naartoe gaat.
Bewaar uw urenadministratie samen met de rest van uw zakelijke administratie. De gegevens moeten passen bij uw facturen, agenda en werkzaamheden. Een overzicht met 1.225 uur, terwijl u nauwelijks omzet, afspraken of zakelijke correspondentie kunt laten zien, roept vragen op.
Wat als u het urencriterium niet haalt?
Haalt u de 1.225 uur niet, dan bent u niet automatisch geen ondernemer voor de inkomstenbelasting. U kunt nog steeds zakelijke kosten aftrekken en winst uit onderneming hebben. Wel kunt u bepaalde ondernemersaftrekken mislopen, waaronder de zelfstandigenaftrek en mogelijk de startersaftrek.
De mkb-winstvrijstelling staat los van het urencriterium. Deze vrijstelling kan dus mogelijk nog wel van toepassing zijn. Welke regel voor u geldt, hangt af van uw rechtsvorm, winst en persoonlijke situatie.
Het is verstandig om niet alleen in december te kijken of u voldoende uren heeft. Ziet u in de zomer dat u achterloopt, dan kunt u nog bewuster tijd vrijmaken voor noodzakelijke zakelijke taken, zoals acquisitie, administratie of het ontwikkelen van uw dienstverlening. Ga daarbij nooit uren creëren die u niet werkelijk heeft gemaakt. Een goede administratie is feitelijk, niet strategisch ingevuld.
Het urencriterium bij een baan naast uw zzp-werk
Heeft u een parttime of fulltime baan naast uw onderneming? Dan is het urencriterium extra relevant. De 1.225 uur moet u nog steeds halen. Bovendien kan de eis gelden dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan uw dienstverband.
Voor iemand met een baan van vier dagen per week is dat vaak lastig. Voor een freelancer die enkele dagen in loondienst werkt en daarnaast veel opdrachten uitvoert, kan het wel haalbaar zijn. Houd beide tijdsbestedingen goed bij. Niet om uw werkgever te verantwoorden, maar om uw fiscale positie te kunnen beoordelen.
Bij zwangerschap kan onder voorwaarden een deel van de niet-gewerkte tijd meetellen voor het urencriterium. Dit betreft maximaal zestien weken en een vast aantal uren per week. Ook hier is het verstandig om uw situatie tijdig te laten controleren, zodat u geen aftrek mist door een verkeerde aanname.
Wanneer is hulp van een boekhouder verstandig?
Twijfelt u welke uren meetellen, werkt u naast uw onderneming in loondienst of bent u pas gestart? Dan is het verstandig om niet te wachten tot de aangifte inkomstenbelasting. Een boekhouder kan met u meekijken naar uw urenregistratie, winst en mogelijke aftrekposten.
Kroess & Visser helpt zzp’ers met een administratie die niet alleen netjes is verwerkt, maar ook aansluit op hun belastingaangifte. Met een vaste boekhouder weet u waar u aan toe bent en krijgt u op tijd advies als uw uren of winst vragen oproepen.
Veelgestelde vragen over het urencriterium zzp
Moet ik mijn urenadministratie meesturen met mijn aangifte?
Nee, meestal niet. U moet de administratie wel bewaren en kunnen tonen als de Belastingdienst hierom vraagt. Zorg daarom dat uw overzicht aansluit op andere zakelijke gegevens, zoals facturen, agenda-items en offertes.
Tellen uren voor mijn boekhouding mee?
Ja, uren voor uw eigen boekhouding en administratie kunnen meetellen, zolang u deze werkzaamheden echt voor uw onderneming uitvoert. Denk aan het verwerken van facturen, verzamelen van bonnen en voorbereiden van uw btw-aangifte.
Tellen acquisitie en netwerken mee?
Acquisitie kan meetellen, bijvoorbeeld het opstellen van offertes, kennismakingsgesprekken en het voorbereiden van een zakelijke presentatie. Bij netwerken is de zakelijke aanleiding belangrijk. Leg daarom vast met wie u sprak en wat het doel voor uw onderneming was.
Kan ik mijn uren achteraf invullen?
Dat kan, maar het is minder sterk dan een overzicht dat u direct bijhoudt. Achteraf invullen vergroot de kans op fouten en maakt het lastiger om uw uren met bewijsstukken te onderbouwen.
Neem uw urenadministratie serieus vanaf de eerste opdracht. Dat geeft rust bij uw aangifte en voorkomt dat u belastingvoordeel laat liggen. Wilt u zeker weten hoe uw uren en administratie ervoor staan? Plan dan een gratis adviesgesprek met Kroess & Visser.
