Een agenda vol afspraken is nog geen urenadministratie. Voor de zelfstandigenaftrek moet u kunnen laten zien hoeveel tijd u werkelijk aan uw onderneming besteedt. Urenregistratie bijhouden voor zelfstandigenaftrek vraagt daarom om meer dan achteraf een schatting maken. Met een vaste, eenvoudige werkwijze voorkomt u discussie en weet u op tijd waar u staat.
Wanneer voldoet u aan het urencriterium?
De zelfstandigenaftrek is een fiscale aftrekpost voor ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap. U moet onder meer ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting én voldoen aan het urencriterium. Dat betekent doorgaans dat u in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw onderneming werkt.
Bent u in hetzelfde jaar gestart? Dan geldt die grens in principe nog steeds. U mag het aantal uren dus niet naar rato verlagen omdat u bijvoorbeeld pas halverwege het jaar bent begonnen.
Naast de grens van 1.225 uur geldt voor veel ondernemers ook de voorwaarde dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan ander werk. Die tweede voorwaarde geldt niet altijd, bijvoorbeeld voor starters. Uw persoonlijke situatie is hierbij bepalend. Twijfelt u of u als ondernemer voor de inkomstenbelasting geldt of welke aftrekposten voor u mogelijk zijn? Goed belastingadvies voorkomt dat u op een voordeel rekent dat later niet van toepassing blijkt.
Welke uren mag u meetellen?
Veel zzp’ers registreren alleen factureerbare uren. Dat is begrijpelijk, maar te beperkt. Ook tijd die nodig is om uw bedrijf te runnen, kan meetellen. Denk aan administratie, offertes maken, klantcontact, marketing, inkoop, uw website bijwerken en reistijd voor zakelijke afspraken.
Voor een IT-freelancer tellen bijvoorbeeld uren voor een klantproject mee, maar ook het opstellen van een voorstel, overleg met een opdrachtgever en het bijwerken van de eigen administratie. Voor een horecaondernemer kunnen voorbereiding, personeelsplanning, bestellingen en leveranciersoverleg meetellen. Een webshopondernemer registreert niet alleen het verwerken van bestellingen, maar ook productteksten schrijven, retouren behandelen en contact met leveranciers.
De kernvraag is steeds: verricht u deze activiteit voor uw onderneming? Privétijd telt niet mee. Ook woon-werkverkeer naar een vaste werkplek is meestal geen ondernemingsuur. Reist u naar een klant, een zakelijke afspraak of een leverancier, dan kan die reistijd wel meetellen.
Cursussen vragen om extra aandacht. Volgt u een cursus die direct verband houdt met uw huidige onderneming, dan kunnen die uren meetellen. Een opleiding voor een mogelijke toekomstige richting ligt minder voor de hand. Bewaar bij twijfel altijd het programma, de factuur en een korte toelichting op de zakelijke relevantie.
Urenregistratie bijhouden voor zelfstandigenaftrek: zo doet u dat
Een urenregistratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel moet deze logisch, volledig en controleerbaar zijn. Kies een methode die u ook in een drukke week blijft gebruiken: een spreadsheet, agenda, urenapp of boekhoudpakket. De vorm is minder belangrijk dan de inhoud.
Leg per werkdag vast wat u deed, voor wie u werkte en hoeveel tijd het kostte. Een regel als ‘werkzaamheden klant’ is te algemeen. ‘Offerte opgesteld voor klant X, 45 minuten’ of ‘productpagina’s webshop bijgewerkt, 1 uur en 30 minuten’ is veel duidelijker.
Noteer ten minste de datum, activiteit, opdrachtgever als die er is en het aantal bestede uren. Voeg waar mogelijk bewijs toe dat al beschikbaar is, zoals agenda-afspraken, verzonden offertes, e-mails, facturen en projectplanningen. U hoeft niet bij ieder uur een apart document te bewaren. Het totaalplaatje moet wel geloofwaardig zijn.
Werk uw registratie bij voorkeur dagelijks of wekelijks bij. Wie alles in december probeert te reconstrueren, vergeet al snel niet-factureerbare werkzaamheden. Bovendien vallen onrealistische pieken dan eerder op. Een patroon van elke week exact dezelfde uren is minder overtuigend dan een registratie die aansluit op uw werkelijke planning.
Maak het doel haalbaar met een maandelijkse controle
De grens van 1.225 uur lijkt hoog, maar wordt overzichtelijk wanneer u deze verdeelt. Over 52 weken komt dat neer op ruim 23,5 uur per week. Werkt u niet het hele jaar door, bijvoorbeeld door vakantie of een rustige periode, dan moet uw gemiddelde in de actieve weken hoger liggen.
Kijk daarom elke maand naar uw totaal. Loopt u achter, dan ziet u op tijd of u voldoende zakelijke werkzaamheden uitvoert. Het doel is niet om uren te creëren die er niet zijn. Wel helpt dit inzicht u om werkzaamheden die u al doet goed vast te leggen.
Let ook op het verschil tussen omzet en uren. Een maand met weinig omzet kan toch veel ondernemingsuren bevatten, bijvoorbeeld doordat u bezig bent met acquisitie, offertes of de voorbereiding van een nieuw project. Andersom kan een ondernemer met een hoge omzet onder het urencriterium blijven als het werk vooral is uitbesteed of weinig tijd kost.
Wat gebeurt er als uw registratie onvoldoende is?
Bij een controle kan worden gevraagd hoe u aan uw urentotaal komt. Alleen een achteraf opgesteld overzicht zonder agenda, facturen of andere onderbouwing is kwetsbaar. De Belastingdienst kan dan besluiten dat u niet aannemelijk heeft gemaakt dat u aan het urencriterium voldoet.
Dat kan betekenen dat de zelfstandigenaftrek vervalt. Afhankelijk van uw situatie kunnen ook andere regelingen waarvoor het urencriterium geldt, buiten bereik komen. Dit heeft direct gevolgen voor uw aangifte inkomstenbelasting en mogelijk voor de belasting die u moet betalen.
Een goede administratie voorkomt niet iedere vraag, maar geeft u wel een helder antwoord. Bewaar uw urenregistratie samen met de rest van uw ondernemingsadministratie. Zo sluit uw tijdsbesteding aan op uw facturen, bankmutaties en zakelijke agenda.
Veelgemaakte fouten bij uren schrijven
De meest voorkomende fout is pas achteraf beginnen. Een tweede fout is alleen declarabele uren tellen. Daarmee laten veel ondernemers zakelijke tijd liggen die wel degelijk meetelt.
Ook omschrijvingen die te vaag zijn, leveren problemen op. Noteer liever concreet wat u heeft gedaan. Verder is het verstandig om niet zonder onderbouwing grote aantallen uren voor acquisitie, studie of administratie op te voeren. Zulke werkzaamheden kunnen meetellen, maar moeten passen bij de omvang en fase van uw onderneming.
Heeft u personeel of besteedt u werkzaamheden uit? Tel dan alleen uw eigen uren mee. Uren van werknemers, ingehuurde krachten of een zakenpartner tellen niet mee voor uw persoonlijke urencriterium.
Wanneer is hulp van een boekhouder verstandig?
U hoeft uw urenregistratie niet uit handen te geven. U bent immers degene die weet wat u op een dag doet. Een boekhouder kan wel beoordelen of uw manier van registreren aansluit op uw aangifte en of u fiscale voordelen mist of onjuist toepast.
Dat is vooral verstandig als u naast uw onderneming in loondienst werkt, in de loop van het jaar bent gestart, wisselende projecten heeft of dicht bij de grens van 1.225 uur uitkomt. Een boekhouder in Rotterdam kan dan helpen om uw administratie, btw-aangiften en aangifte inkomstenbelasting goed op elkaar te laten aansluiten.
Moet ik mijn uren per kwartier registreren?
Nee, dat hoeft niet. Registreer wel nauwkeurig en consequent. Afronden op vijf, tien of vijftien minuten is doorgaans praktisch, zolang uw registratie realistisch blijft.
Tellen vakantie en ziekte mee als ondernemingsuren?
Nee. Uren waarop u door vakantie of ziekte niet voor uw onderneming werkt, tellen niet mee. Werkzaamheden die u wel uitvoert tijdens een rustige periode, zoals administratie of voorbereiding, kunnen uiteraard wel meetellen.
Kan ik mijn urenregistratie achteraf maken?
Dat kan, maar het is minder betrouwbaar. Gebruik dan agenda-afspraken, e-mails, offertes, facturen en andere documenten om uw overzicht zo goed mogelijk te onderbouwen. Begin daarna direct met een vaste wekelijkse routine.
Een correcte urenregistratie kost weinig tijd als u die onderdeel maakt van uw werkweek. Wilt u weten hoe dit past binnen uw totale administratie en aangifte? Plan dan een gratis adviesgesprek met Kroess & Visser.
