Zelfstandigenaftrek kan uw belastbare winst verlagen, maar alleen als u aan strikte voorwaarden voldoet. Wie zoekt op hoe werkt zelfstandigenaftrek, wil vooral weten: heb ik er recht op, hoeveel levert het op en hoe bewijs ik mijn uren? Dat zijn precies de vragen die u vooraf goed moet beantwoorden. Een vergeten uur is vervelend, maar een aftrek claimen zonder goede onderbouwing kan nog vervelender zijn.
Wat is zelfstandigenaftrek?
De zelfstandigenaftrek is een fiscale aftrekpost voor ondernemers die voor de inkomstenbelasting als ondernemer worden gezien. U trekt een vast bedrag af van uw winst uit onderneming. Daardoor betaalt u mogelijk minder inkomstenbelasting en bijdrage Zorgverzekeringswet.
In 2026 bedraagt de zelfstandigenaftrek maximaal € 1.200. Dat bedrag gaat dus niet rechtstreeks naar uw bankrekening. Het verlaagt uw winst waarover belasting wordt berekend. Wat u daadwerkelijk bespaart, hangt af van uw totale inkomen, de belastingschijf waarin u valt en andere aftrekposten.
Stel dat uw winst vóór ondernemersaftrek € 45.000 is. Met de zelfstandigenaftrek wordt uw belastbare winst € 43.800. Over dat verschil betaalt u geen belasting. De netto besparing is dus lager dan € 1.200, maar kan nog altijd merkbaar zijn.
De aftrek wordt de komende jaren verder afgebouwd. Juist daarom is het verstandig om niet alleen op deze regeling te rekenen bij het bepalen van uw financiële ruimte.
Wanneer heeft u recht op zelfstandigenaftrek?
U heeft niet automatisch recht op zelfstandigenaftrek omdat u een inschrijving bij de Kamer van Koophandel hebt. De Belastingdienst kijkt naar uw feitelijke ondernemerschap en naar het urencriterium.
U moet ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting. Dat betekent onder meer dat u zelfstandig werkt, ondernemersrisico loopt en actief probeert omzet en winst te maken. Een inschrijving, een zakelijke rekening of een paar facturen zijn op zichzelf niet altijd genoeg.
Daarnaast moet u meestal voldoen aan het urencriterium. U besteedt dan in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw onderneming. Dat komt neer op gemiddeld ruim 23 uur per week, verspreid over het hele jaar.
In de meeste gevallen moet u ook meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan ander werk, zoals een baan in loondienst. Voor startende ondernemers geldt op dit laatste punt een uitzondering. De grens van 1.225 uur blijft wel gelden.
Welke uren tellen mee?
Niet alleen declarabele uren voor klanten tellen mee. Ook uren die nodig zijn om uw onderneming te runnen, kunnen meetellen. Denk aan offertes maken, administratie bijwerken, marketing, klantgesprekken, inkoop, bijscholing die rechtstreeks bij uw vak hoort en zakelijke reistijd.
De tijd moet wel aantoonbaar verband houden met uw onderneming. Een globale schatting achteraf is zwak bewijs. Houd daarom gedurende het jaar een eenvoudige urenregistratie bij. Noteer de datum, de activiteit en het aantal uren. Dat kan in uw agenda, boekhoudpakket of een apart overzicht.
Wees realistisch. Drie uur acquisitie op een middag waarop u ook privé-afspraken had, vraagt om een goede uitleg. Uw registratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel logisch en geloofwaardig aansluiten op uw agenda, facturen en werkzaamheden.
Hoe werkt zelfstandigenaftrek bij een lage winst?
De zelfstandigenaftrek kan uw winst niet verder verlagen dan tot nul. Heeft u in een jaar minder winst dan het bedrag van de aftrek? Dan kunt u het niet-benutte deel doorgaans meenemen naar een later jaar. Hiervoor gelden wel voorwaarden en een beperkte termijn.
Dat betekent niet dat u de aftrek altijd zo snel mogelijk volledig moet willen gebruiken. Bij een lage winst kan het fiscale voordeel in dat jaar beperkt zijn. Een goede aangifte kijkt daarom naar het totaalplaatje: uw winst, andere inkomsten, aftrekposten en eventuele verrekenbare bedragen uit eerdere jaren.
Na de zelfstandigenaftrek kan ook de mkb-winstvrijstelling van toepassing zijn. Dit is een vrijstelling over de winst na ondernemersaftrek. Beide regelingen worden vaak door elkaar gehaald, maar ze werken anders. Voor de mkb-winstvrijstelling hoeft u niet aan het urencriterium te voldoen. Voor de zelfstandigenaftrek wel.
Startersaftrek: extra aftrek voor beginnende ondernemers
Bent u starter en voldoet u aan het urencriterium? Dan kunt u mogelijk naast de zelfstandigenaftrek ook startersaftrek krijgen. Dit is een extra bedrag boven op de gewone zelfstandigenaftrek.
U bent fiscaal niet automatisch starter omdat u pas kort een bedrijf hebt. De voorwaarden kijken ook naar eerdere jaren waarin u ondernemer was en naar uw gebruik van ondernemersaftrek. De startersaftrek kunt u bovendien maar een beperkt aantal keer toepassen.
Dit is een regeling waarbij details tellen. Bent u bijvoorbeeld eerder parttime ondernemer geweest, gestopt en later opnieuw begonnen? Dan kan uw situatie anders uitpakken dan u verwacht. Laat dit controleren voordat u in uw aangifte een bedrag invult.
Zelfstandigenaftrek bij een eenmanszaak, vof en bv
De rechtsvorm maakt verschil. Bij een eenmanszaak kan de zelfstandigenaftrek van toepassing zijn als u aan de voorwaarden voldoet. Bij een vof beoordeelt de Belastingdienst iedere vennoot afzonderlijk. Iedere vennoot moet dus zelf ondernemer zijn en zelf aan het urencriterium voldoen.
Bij een bv werkt het anders. Als directeur-grootaandeelhouder ontvangt u doorgaans loon uit uw bv. U heeft dan geen winst uit onderneming in de inkomstenbelasting waarop zelfstandigenaftrek kan worden toegepast. De bv betaalt vennootschapsbelasting over haar winst.
De zelfstandigenaftrek is daarom geen goede reden om zonder verdere berekening voor een eenmanszaak te kiezen of daarvan af te zien. Uw winst, risico’s, groeiplannen en administratieve verplichtingen spelen allemaal mee. Het omslagpunt naar een bv verschilt per onderneming.
Veelgemaakte fouten bij het urencriterium
De meest voorkomende fout is beginnen met uren bijhouden zodra de aangifte moet worden gedaan. Tegen die tijd zijn afspraken, voorbereidingen en acquisitie vaak lastig precies te reconstrueren. Begin daarom op 1 januari, of direct bij de start van uw onderneming.
Een tweede fout is alleen factureerbare uren registreren. Daardoor halen ondernemers die in werkelijkheid hard aan hun bedrijf werken de grens van 1.225 uur soms onnodig niet. Neem ook de niet-factureerbare maar zakelijke werkzaamheden mee.
Een derde fout is denken dat omzet doorslaggevend is. Hoge omzet helpt niet als u onvoldoende uren maakt. Andersom geeft veel tijd besteden aan een activiteit ook niet automatisch recht op aftrek als u voor de inkomstenbelasting geen ondernemer bent.
Tot slot: pas op met een standaard urenoverzicht dat elke week exact dezelfde aantallen bevat. Een administratie mag eenvoudig zijn, maar moet passen bij uw werkelijke agenda. Voor een freelancer met wisselende opdrachten ziet een geloofwaardige registratie er vaak anders uit dan voor een webshopeigenaar met dagelijkse werkzaamheden.
Zelf doen of laten controleren?
Een eenvoudige aangifte lijkt aantrekkelijk, maar ondernemersaftrek raakt direct aan uw belastingpositie. Zeker wanneer u net rond de urengrens zit, meerdere inkomstenbronnen hebt of twijfelt of u fiscaal ondernemer bent, is controle verstandig.
Kroess & Visser helpt zzp’ers en mkb-ondernemers met administratie, jaarafsluiting en aangifte inkomstenbelasting. U krijgt een vaste boekhouder die uw cijfers kent en duidelijk uitlegt welke aftrekposten wel en niet passen bij uw situatie. Zo voorkomt u dat u een voordeel laat liggen of een aftrek opvoert die u niet kunt onderbouwen.
Veelgestelde vragen
Moet ik zelfstandigenaftrek zelf aanvragen?
U verwerkt de zelfstandigenaftrek in uw aangifte inkomstenbelasting. Als uw boekhouding en urenregistratie op orde zijn, kan uw boekhouder beoordelen of u aan de voorwaarden voldoet.
Geldt de zelfstandigenaftrek ook naast een baan in loondienst?
Dat kan, maar u moet meestal wel 1.225 uur aan uw onderneming besteden én meer tijd aan uw bedrijf besteden dan aan uw baan. Voor startende ondernemers geldt die tweede voorwaarde niet altijd.
Wat als ik mijn uren niet goed heb bijgehouden?
Dan is het lastiger om de aftrek te onderbouwen. Verzamel wat u nog hebt, zoals agenda-afspraken, offertes, e-mails en facturen. Gebruik dit vooral als ondersteuning en begin daarna direct met een vaste urenregistratie.
Een goede urenregistratie kost u elke week enkele minuten. Die kleine gewoonte geeft u aan het eind van het jaar veel meer zekerheid. Wilt u weten hoe de zelfstandigenaftrek in uw eigen situatie uitpakt? Plan dan een gratis adviesgesprek met Kroess & Visser.
