U wilt uw administratie goed regelen, maar niet elke maand verrast worden door een factuur. Dus: wat kost een boekhouder? Het eerlijke antwoord is dat dit afhangt van uw rechtsvorm, het aantal transacties, personeel en de werkzaamheden die u uitbesteedt. Wel zijn er duidelijke richtbedragen en weet u vooraf waarop u moet letten.
Voor veel zzp’ers is een vast maandbedrag het meest overzichtelijk. Voor een groeiende bv of een onderneming met personeel is meer ondersteuning nodig. Dan ligt het tarief meestal hoger, maar neemt de boekhouder ook meer werk en risico van u over.
Wat kost een boekhouder per maand?
Een boekhouder werkt vaak met een vast maandtarief. Dat geeft rust: u weet wat u betaalt en welke werkzaamheden daarbij horen. Bij Kroess & Visser starten de tarieven vanaf 119 euro per maand voor zzp’ers en vanaf 199 euro per maand voor een bv.
Dat zijn starttarieven. Een zelfstandige consultant die iedere maand enkele facturen verstuurt en weinig inkoopfacturen heeft, vraagt minder verwerking dan een webshop met veel bestellingen, retouren en betalingsstromen. Ook een horecazaak heeft vaak meer bonnen, verschillende btw-tarieven en een hogere frequentie van administratie.
Een maandtarief kan onder meer bestaan uit het verwerken van uw administratie, btw-aangiften en begeleiding bij vragen. De jaarafsluiting, jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting kunnen wel of niet onderdeel zijn van het pakket. Vraag dit altijd expliciet na. Een laag bedrag per maand is minder voordelig als belangrijke werkzaamheden later apart worden gefactureerd.
Welke factoren bepalen de kosten van een boekhouder?
De prijs wordt niet alleen bepaald door uw omzet. Vooral de hoeveelheid werk en de complexiteit van uw administratie tellen mee. Een onderneming met een hoge omzet en weinig facturen kan eenvoudiger zijn dan een onderneming met een lagere omzet en honderden losse transacties.
Uw rechtsvorm
Bij een eenmanszaak of vof is de administratie meestal overzichtelijker dan bij een bv. U heeft bij een bv te maken met een jaarrekening en een aangifte vennootschapsbelasting. Werkt u als directeur-grootaandeelhouder, dan spelen ook loonadministratie en loonheffingen vaak een rol. Dat vraagt meer werkzaamheden en verklaart het verschil in tarief.
Het aantal facturen en bankmutaties
Iedere verkoopfactuur, inkoopfactuur en banktransactie moet juist worden verwerkt. Hoe meer mutaties er per maand zijn, hoe meer tijd dit kost. Het is daarom verstandig om vooraf een realistische inschatting te geven van uw administratie. Vertel ook of u meerdere zakelijke rekeningen, betaalmethoden of verkoopkanalen gebruikt.
Btw-aangifte en aangiften aan het einde van het jaar
De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Een boekhouder controleert dan of de btw op uw omzet en kosten juist is verwerkt. Aan het einde van het jaar volgt de jaarafsluiting. Daarbij worden de cijfers gecontroleerd en wordt de aangifte voorbereid.
Voor een eenmanszaak of vof gaat het meestal om de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers. Voor een bv gaat het om de jaarrekening en vennootschapsbelasting. Deze werkzaamheden kosten tijd en horen niet automatisch bij ieder basispakket.
Personeel
Heeft u personeel, dan komt salarisadministratie erbij. Salarissen moeten correct worden berekend, loonstroken moeten op tijd klaarstaan en aangiften loonheffingen moeten worden gedaan. De kosten hangen onder andere af van het aantal medewerkers, contractwijzigingen en mutaties zoals ziekte, indiensttreding of een wijziging in uren.
Voor een mkb-ondernemer is uitbesteden vaak verstandiger dan zelf uitzoeken hoe dit werkt. Een fout in de loonadministratie kan veel herstelwerk opleveren. Daarom is het verstandig om vooraf te bespreken wat de maandprijs per medewerker is en welke werkzaamheden zijn inbegrepen.
Vast tarief of uurtarief: wat past bij u?
Een vast tarief past goed als uw administratie redelijk voorspelbaar is. U weet waar u aan toe bent en kunt de kosten opnemen in uw maandelijkse begroting. Dit is vaak prettig voor zzp’ers, freelancers en kleine ondernemingen die vooral ontzorgd willen worden.
Een uurtarief kan passend zijn bij losse vragen, een eenmalige correctie of een administratie die nog niet op orde is. Het nadeel is dat u vooraf minder zekerheid heeft over het totaalbedrag. Vraag daarom altijd om een inschatting van de uren en om duidelijkheid over wat gebeurt als het werk meer tijd kost dan verwacht.
De beste keuze is niet per se de goedkoopste. Een goed tarief is een tarief waarbij u weet wie uw aanspreekpunt is, welke aangiften worden verzorgd en wanneer extra werk wordt berekend. Zo voorkomt u discussie achteraf.
Wat moet er bij de prijs zijn inbegrepen?
Vergelijk boekhouders niet alleen op hun maandbedrag. Kijk vooral naar de werkzaamheden. Vraag of het verwerken van facturen en bankmutaties, de btw-aangifte, de jaarafsluiting en uw belastingaangifte onderdeel zijn van de prijs. Informeer ook hoe vragen tussendoor worden behandeld.
Let daarnaast op de praktische werkwijze. Levert u zelf bonnetjes en facturen aan, of kan dit digitaal? Hoe vaak wordt uw administratie bijgewerkt? En krijgt u een vaste boekhouder die uw onderneming kent? Een vaste contactpersoon voorkomt dat u uw situatie telkens opnieuw moet uitleggen.
Bij een heldere offerte staat ook wat niet is inbegrepen. Denk aan het wegwerken van een achterstand, uitgebreide belastingvragen of extra werkzaamheden rond personeel. Dat is geen reden om een partij af te wijzen. Het is juist een teken dat de afspraken concreet zijn.
Wanneer verdient een boekhouder zich terug?
Een boekhouder kost geld, maar kan u ook tijd, rust en fouten besparen. Als u iedere maand uren kwijt bent aan bonnetjes, facturen en btw, is het zinvol om te berekenen wat die tijd u oplevert wanneer u die aan klanten, verkoop of uw vak besteedt.
Daarnaast voorkomt een goede administratie dat u aftrekbare kosten mist of aangiften te laat indient. De boekhouder denkt mee over de cijfers die nodig zijn voor uw aangifte en signaleert wanneer iets niet klopt. Dat betekent niet dat iedere zakelijke uitgave automatisch aftrekbaar is, maar wel dat u beter onderbouwde keuzes maakt.
Voor ondernemers in de regio kan persoonlijk contact extra waarde hebben. Wie zoekt naar een boekhouder in Den Haag, kan bijvoorbeeld kiezen voor overleg op locatie, op kantoor in Rijswijk of online. De vorm van contact moet passen bij hoe u zelf werkt, niet alleen bij het laagste tarief.
Hoe houdt u de kosten beheersbaar?
U heeft zelf invloed op de tijd die uw boekhouder nodig heeft. Lever uw administratie volledig en op tijd aan. Bewaar bonnetjes direct en zorg dat zakelijke uitgaven vanaf de zakelijke rekening worden betaald waar dat mogelijk is. Hoe minder er uitgezocht hoeft te worden, hoe efficiënter de verwerking verloopt.
Houd privé en zakelijk ook goed gescheiden. Betaalt u toch een zakelijke uitgave privé, lever dan direct de bon en een korte toelichting aan. Dat voorkomt vragen tijdens de btw-aangifte of jaarafsluiting.
Maak ten slotte vroegtijdig melding van veranderingen. Denk aan personeel aannemen, een andere rechtsvorm overwegen of snel groeiende omzet. Dan kan uw boekhouder op tijd aangeven welke administratie en aangiften daarbij horen. Voor praktische hulp bij uw administratie en aangiften kunt u ook informeren naar de dienstverlening voor accountancy en administraties.
Veelgestelde vragen over de kosten van een boekhouder
Is een boekhouder voor een zzp’er verplicht?
Nee, u bent niet verplicht om een boekhouder in te schakelen. U bent wel verplicht een goede administratie bij te houden en aangiften op tijd te doen. Als u weinig transacties heeft en de regels begrijpt, kunt u dit zelf doen. Zodra u twijfelt over btw, aftrekbare kosten of de jaarafsluiting, is hulp vaak verstandig.
Betaal ik btw over de kosten van een boekhouder?
Ja, over de dienstverlening van een boekhouder wordt doorgaans btw berekend. Bent u btw-plichtig ondernemer, dan kunt u deze btw meestal als voorbelasting terugvragen in uw btw-aangifte. Bespreek uw situatie als u vrijgestelde prestaties verricht of deelneemt aan de kleineondernemersregeling.
Wanneer is een duurder pakket logisch?
Een uitgebreider pakket is logisch als u een bv heeft, personeel in dienst neemt, veel transacties verwerkt of regelmatig advies nodig heeft. U betaalt dan meer, maar ontvangt ook meer begeleiding en hoeft minder zelf te doen.
Wilt u weten welk pakket past bij uw administratie en rechtsvorm? Plan dan een gratis adviesgesprek. U krijgt duidelijkheid over de werkzaamheden, de maandelijkse kosten en wat u zelf nog hoeft te regelen.
