De jaarrekening bv is geen document dat u pas oppakt wanneer de aangifte vennootschapsbelasting eraan komt. De cijfers moeten kloppen, op tijd worden vastgesteld en in veel gevallen worden gedeponeerd. Wie dit te lang laat liggen, krijgt niet alleen tijdsdruk, maar loopt ook het risico op fouten en boetes.
Voor veel directeur-grootaandeelhouders is de jaarrekening een verplicht onderdeel van het ondernemen waar zij weinig tijd aan willen besteden. Begrijpelijk. Toch helpt het om te weten wat erin staat, welke termijnen gelden en wanneer het verstandig is om een boekhouder in te schakelen.
Wat is een jaarrekening voor een bv?
Een jaarrekening geeft een financieel beeld van uw bv over een boekjaar. Meestal is dat een kalenderjaar, maar een gebroken boekjaar is ook mogelijk. De jaarrekening bestaat in de kern uit een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting op de cijfers.
De balans laat zien wat uw bv bezit en verschuldigd is op de laatste dag van het boekjaar. Denk aan banksaldo, openstaande facturen, voorraad, leningen en schulden. De winst-en-verliesrekening toont welke omzet en kosten u in dat jaar heeft gehad en wat daar per saldo van overblijft.
De toelichting verklaart belangrijke posten. Bijvoorbeeld waarom bepaalde kosten zijn gestegen of hoe een lening is verwerkt. Hoe uitgebreid die toelichting moet zijn, hangt af van de omvang van uw bv. Kleine bv’s mogen vaak een verkorte versie publiceren.
Een jaarrekening is iets anders dan de aangifte vennootschapsbelasting. De jaarrekening vormt wel een belangrijke basis voor die aangifte. Ook staat deze los van uw btw-aangiften: die gaan over afzonderlijke tijdvakken, terwijl de jaarrekening het hele boekjaar afsluit.
Wanneer moet een jaarrekening bv klaar zijn?
De directie stelt de jaarrekening op. In de praktijk betekent dit dat alle administratie van het boekjaar verwerkt en gecontroleerd moet zijn. U heeft hiervoor in beginsel vijf maanden na afloop van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen deze termijn onder voorwaarden met maximaal vijf maanden verlengen.
Daarna stellen de aandeelhouders de jaarrekening vast. Bij een bv met één directeur-grootaandeelhouder kunnen opstellen en vaststellen soms vrijwel tegelijk plaatsvinden. Toch moeten de besluiten en de administratie goed worden vastgelegd. De precieze werkwijze hangt af van de statuten en de verdeling van aandelen.
Na vaststelling moet de jaarrekening doorgaans binnen acht dagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De uiterste termijn voor publicatie ligt meestal twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Wacht niet tot het laatste moment. Een ontbrekende administratie, een openstaande rekening of een fout in de loonverwerking kost dan onnodig veel tijd.
Het niet of te laat deponeren kan leiden tot een boete. In bijzondere situaties kan het ook nadelige gevolgen hebben voor bestuurders. Zorg daarom dat u niet alleen de deadline kent, maar ook voldoende ruimte reserveert om de cijfers zorgvuldig af te ronden.
Welke gegevens heeft u nodig?
Een goede jaarafsluiting begint niet met een ingewikkeld rapport, maar met een administratie die gedurende het jaar bij is. Uw boekhouder heeft onder meer de bankmutaties, verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, contracten en gegevens over leningen nodig. Heeft uw bv personeel, dan moeten ook de loonjournaalposten correct zijn verwerkt.
Daarnaast zijn er posten die juist aan het einde van het jaar aandacht vragen. Denk aan facturen die nog niet zijn betaald, kosten die wel bij het boekjaar horen maar pas later worden gefactureerd, afschrijvingen op bedrijfsmiddelen en de voorraadpositie. Bij een webshop is een goede voorraadregistratie vaak extra belangrijk. Bij horecaondernemers kunnen inkoop, kas en voorraad veel invloed hebben op de uitkomst.
Ook het rekening-courantverkeer tussen u en de bv verdient aandacht. Neemt u bedragen op, betaalt u privé kosten met de zakelijke rekening of schiet u zelf kosten voor? Dan moet duidelijk zijn hoe deze bedragen worden verwerkt. Juist op dit punt ontstaan geregeld vragen bij de jaarrekening en de belastingaangifte.
De jaarrekening vertelt meer dan alleen de winst
Veel ondernemers kijken als eerste naar de winst onderaan de winst-en-verliesrekening. Dat is logisch, maar niet het hele verhaal. Een bv kan winst maken en toch weinig geld op de bank hebben, bijvoorbeeld doordat klanten laat betalen of doordat er veel is geïnvesteerd.
Kijk daarom ook naar openstaande debiteuren, schulden en de beschikbare liquiditeit. De jaarrekening maakt zichtbaar waar uw onderneming staat en welke onderwerpen aandacht vragen in het nieuwe boekjaar. Dat helpt u bijvoorbeeld bij het bepalen van uw salaris, het plannen van uitgaven of het beoordelen van uw tarieven.
De cijfers zijn bovendien relevant voor de vennootschapsbelasting en voor uw positie als directeur-grootaandeelhouder. Een juiste verwerking voorkomt dat u achteraf correcties moet doen. Het is vaak goedkoper en rustiger om vragen tijdens de jaarafsluiting op te lossen dan maanden later.
Zelf opstellen of uitbesteden?
U mag de administratie van uw bv zelf doen. Als u ervaring heeft met boekhouden, weinig transacties heeft en uw administratie consequent bijwerkt, kan dat goed gaan. U blijft wel verantwoordelijk voor de juistheid, ook wanneer u boekhoudsoftware gebruikt.
Uitbesteden is vooral verstandig wanneer u personeel heeft, veel facturen verwerkt, met voorraad werkt of regelmatig vragen heeft over kosten en belastingen. Ook wanneer uw administratie achterloopt, is het verstandig om niet eerst zelf allerlei correcties te proberen. Een boekhouder kan de administratie beoordelen, ontbrekende onderdelen signaleren en de jaarrekening op een logische manier opstellen.
Bij Kroess & Visser heeft u een vaste boekhouder die uw onderneming en administratie leert kennen. Daardoor hoeft u niet ieder jaar opnieuw uit te leggen hoe uw werkzaamheden, facturatie of kosten zijn opgebouwd. Voor een bv starten de vaste tarieven vanaf 199 euro per maand. Wat u precies nodig heeft, hangt af van de omvang van uw administratie, uw personeel en de gewenste ondersteuning.
Zo voorkomt u stress rond de jaarafsluiting
De beste voorbereiding op de jaarrekening gebeurt verspreid over het jaar. Verwerk facturen regelmatig, houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden en lever ontbrekende documenten direct aan. Plan ook tijdig een moment om openstaande vragen te bespreken.
Controleer aan het einde van het boekjaar in elk geval of alle bankrekeningen zijn verwerkt, of facturen volledig zijn opgenomen en of er nog kosten of omzet aan het juiste jaar moeten worden toegerekend. Heeft u personeel, controleer dan of de salarisadministratie aansluit op de boekhouding. Zo voorkomt u verrassingen wanneer de cijfers worden opgesteld.
Een vaste werkwijze geeft u overzicht, maar het gaat niet om perfectie op de eerste dag. Het gaat erom dat afwijkingen op tijd zichtbaar worden en kunnen worden hersteld. Dat is precies waarom tijdig contact met uw boekhouder waardevol is.
Veelgestelde vragen over de jaarrekening van een bv
Moet iedere bv een jaarrekening deponeren?
In de meeste gevallen wel. Welke gegevens u precies openbaar maakt, hangt af van de grootte van uw bv. Kleine rechtspersonen mogen meestal minder uitgebreid deponeren dan grotere ondernemingen.
Is een accountant verplicht voor mijn jaarrekening?
Voor veel kleine bv’s is een accountant niet verplicht voor het opstellen van de jaarrekening. Een boekhouder of administratiekantoor kan deze werkzaamheden vaak verzorgen. Welke hulp past, hangt af van uw situatie en de aard van uw onderneming.
Kan ik de jaarrekening nog aanpassen nadat deze is vastgesteld?
Dat kan soms nodig zijn als later een fout wordt ontdekt. De aanpak hangt af van de aard en omvang van de fout. Neem in dat geval direct contact op met uw boekhouder, zodat u weet welke correctie en eventuele nieuwe deponering nodig zijn.
Heeft uw bv nog geen vaste planning voor de jaarafsluiting? Wacht dan niet tot de deadline dichtbij is. Plan een gratis adviesgesprek met Kroess & Visser en bespreek wat nodig is om uw administratie en jaarrekening goed te regelen.
